Deontologische Code commissieleden Vlaanderen

Deontologische code – NVAO Vlaanderen 

De deontologische code van de NVAO Vlaanderen bundelt de gedragsregels en richtlijnen voor commissieleden in NVAO’s beoordelingsprocedures. Deze code is van toepassing op alle personen die in de hoedanigheid van ‘commissielid’ taken uitvoeren ten behoeve van de NVAO. Door ondertekening van deze code verbind je jezelf aan de bepalingen en principes die hieronder opgesomd worden. 

De code bevat de volgende basisprincipes: 

• Zorgvuldigheid 

• Professionele en waarderende houding 

• Geheimhouding en gegevensbescherming 

• Onafhankelijkheid 

Zorgvuldigheid 

Als commissielid ben je zorgvuldig in het beoordelen. Dat betekent dat je op beargumenteerde wijze oordelen onderbouwt binnen de beoordelingscommissie. 

• Ter voorbereiding op je taken en verantwoordelijkheden doorloop je een verplichte training en oefen je het toepassen van NVAO’s Waarderende Aanpak. 
• Tijdens de beoordelingsprocedure geef je blijk van goede wil en flexibiliteit om de voortgang van de procedure te verzekeren. 
• Je bereidt je gedegen voor op de beoordelingsprocedure door alle voor de beoordeling relevante documentatie te bestuderen. 
• Bij de beoordeling gebruik je het van toepassing zijnde beoordelingskader van de NVAO. 
• Je neemt zelf geen contact op met de instelling/opleiding gedurende de behandeltermijn van een procedure. Alle communicatie verloopt steeds via de procescoördinator van de NVAO. 
• Je draagt actief bij tot de totstandkoming van het beoordelingsrapport. Je leest de finale versie van dit rapport door en geeft eventuele correcties door aan de secretaris voordat je het goedkeurt. 
• Je bent je bewust van de complexiteit van de planning en organisatie van beoordelingsprocedures. Daarom doe je, uitgezonderd gevallen van heirkracht, maximaal inspanningen om alle gemaakte afspraken inzake timing, aanwezigheid, en taken als commissielid na te leven. 

Professionele en waarderende houding 

Als commissielid neem je een professionele en waarderende houding aan. Je engageert je om de beoordeling binnen de filosofie van NVAO’s werkwijze uit te voeren. 

• Je stelt je zakelijk, open en benaderbaar op en draagt bij tot een goede, zoveel mogelijk ontspannen sfeer. 
• Je draagt er zorg voor dat zowel de vraagstelling als de gespreksonderwerpen passen binnen de context van de gesprekspartners. 
• Je werkt zo objectief en onbevooroordeeld mogelijk. In gesprekken kan je je verplaatsen in het perspectief van de opleiding en/of instelling. 
• Je neemt als commissielid geen geschenken of giften geschonken door de opleiding en/of de instelling in ontvangst die de onafhankelijkheid in gedrang kunnen brengen. Contacteer steeds je procescoördinator. De procescoördinator kan bepalen welke geschenken of giften toegestaan kunnen worden. 
• Binnen de commissie ga je met respect voor ieders inbreng met elkaar om. 
•  Je stelt je constructief op en staat zelf open voor feedback. 
• Je respecteert de identiteit, de context en eigenheid van de opleiding en/of de instelling. 
• Je gaat uit van het vertrouwen dat de kwaliteit voldoet. 
• Je hebt oog voor zowel de sterke punten als de aandachtspunten in een dossier. In het beoordelingsrapport worden deze punten benoemd. Aanbevelingen aan de opleiding en/of instelling geven steeds weer wat de commissie beoogt, zonder in te vullen hoe dit bereikt moet worden.

 Geheimhoudingsplicht en gegevensbescherming 

Als commissielid heb je toegang tot vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je draagt er zorg voor deze informatie discreet te behandelen en enkel binnen de beoordelingsprocedure te gebruiken en bewaren. 

• De door de opleiding en/of instelling ter beschikking gestelde informatie bewaar je op een veilige wijze en is zo enkel voor jou toegankelijk. 
• Je deelt geen informatie over de betrokken opleiding en/of instelling met anderen dan de commissie, secretaris of procescoördinator. Indien je dit toch wenst te doen, vraag je hier via de procescoördinator van de NVAO toelating voor. 
• Na de finale besluitvorming door de NVAO verwijder je de elektronische bestanden en vernietig je de fysieke documentatie die je voor deze beoordelingsprocedure ontving. 
• Je verstrekt geen informatie over de beoordelingsprocedure en je draagt zorg voor de geheimhouding van alle verkregen informatie tegenover zowel de betrokken instelling, en waar van toepassing de opleiding, als derden. 
• Na afloop van het locatiebezoek zorg je ervoor dat er geen documenten, noch van de commissie noch van de opleiding of instelling, achterblijven. 
• Beoordelingsrapporten van de NVAO worden publiek gemaakt. Je gaat ermee akkoord dat - op basis van de wettelijke grondslag - je naam, functie en omschrijving wordt opgenomen in de beoordelingsrapporten waar je als commissielid voor verantwoordelijk bent. 
• De NVAO bewaart je persoonsgegevens in overeenstemming met NVAO’s Privacyverklaring. 
• Je kunt op eenvoudig verzoek je gegevens opvragen en wijzigingen aanbrengen. 

Onafhankelijkheid 

Als commissielid mag je geen belang hebben bij een positieve of negatieve uitkomst van de beoordeling. Lidmaatschap van een commissie gaat bovendien gepaard met de volgende welomschreven onverenigbaarheden. Een commissielid heeft in de vijf jaar voorafgaand aan de aanvraagdatum geen van onderstaande banden met de betrokken instelling gehad of onderhouden: 

1. een lidmaatschap van: 

• het personeel van de betrokken instelling, ongeacht de aard van de tewerkstelling of de herkomst van de bezoldiging; 
• een bestuursorgaan van de betrokken instelling; 
• een bestuursorgaan van een rechtspersoon waarin de instelling deelneemt; 
• een bestuursorgaan van het ziekenhuis verbonden aan de instelling; 

2. het lidmaatschap of de vertegenwoordigingsfunctie in de associatie waartoe de instelling behoort; 

3. het verstrekken van adviezen of het uitvoeren van opdrachten voor en ten behoeve van de betrokken instelling dan wel opleiding;  Hieronder valt ook de deelname aan interne beoordelingsprocedures betreffende de interne kwaliteitszorg en/of eigen regie van de instelling.

 4. de echtverbintenis of samenwoning of het hebben van familiale banden tot in de tweede graad met een onder 1° bedoelde persoon. 

Het is de verantwoordelijkheid van de commissieleden om wijzigingen in onafhankelijkheid spontaan en direct door te geven aan de NVAO.